Reserve Een werkbare planning maken Copy

Een werkbare planning maak je als volgt:

1. Maak een lijst van alle taken die je moet doen in een bepaalde week. Daar horen ook privétaken bij, zoals een bezoek aan de tandarts. Grote taken voor je werk deel je op in kleinere, behapbare stukken. Stel dat je een artikel moet schrijven waarvoor je mensen moet interviewen. Dan wordt, naast het schrijven van het artikel, het houden van de interviews een taak en het uitwerken daarvan.
2. Rangschik je taken op basis van prioriteit. Doe dit aan de hand van de volgende twee vragen:
   1. Zijn de werkzaamheden belangrijk? Of werkzaamheden belangrijk zijn, hangt af van de doelen die jij jezelf hebt gesteld. Als je bijvoorbeeld als doel hebt dat klanten uitermate tevreden over je zijn, zijn taken die de klanttevredenheid bevorderen, belangrijk. Denk aan het leveren van goede kwaliteit.
   2. Zijn de werkzaamheden urgent? Werkzaamheden zijn urgent als ze snel afgehandeld moeten worden. Bij urgentie gaat het om tijd. Heb je een klant bijvoorbeeld beloofd om vandaag terug te bellen en is het inmiddels 16.00 uur? Dan is deze taak urgent.

   Als het artikel uit het voorbeeld bij punt 1 over twee weken klaar moet zijn, is het inplannen van de interviews belangrijk en urgent. Het schrijven zelf is belangrijk, maar nog niet urgent. Althans als je agenda voldoende ruimte biedt. Een verzoek van een zieke collega om zijn presentatie voor die middag over te nemen, is urgent, maar voor jou waarschijnlijk niet belangrijk. En het mailverzoek voor het schrijven van een review over je meest recente aankoop is voor jou niet belangrijk en ook niet urgent.

   Zet de taken die belangrijk en urgent zijn bovenaan. Probeer je werkvoorraad zo te regelen dat je zo weinig mogelijk urgente taken hebt. Het werkt voor veel mensen een stuk prettiger als ze bezig zijn met taken die belangrijk zijn, maar niet urgent (zie de prioriteitenmatrix van Eisenhower).

 

3. Bereken per taak hoeveel tijd je ermee bezig zult zijn. Schat dit zorgvuldig in. Dat lukt het beste door een tijdlang een logboek bij te houden, waarin je aangeeft hoeveel tijd je aan een bepaalde taak hebt besteed.
4. Gebruik je agenda of maak een planningsoverzicht met daarin alle beschikbare data voor een bepaalde periode. Neem minimaal een week. Schrijf bij elke datum hoeveel uur je op die dag beschikbaar hebt voor de bewuste taak. Tel deze tijden bij elkaar op en je weet wat de doorlooptijd is of hoeveel tijd je hebt tot aan de deadline.
5. Neem aan het einde van de dag je takenlijst van die dag door. Heb je niet alles af kunnen krijgen, zet die taken dan opnieuw in je planning. Bekijk ook alvast de taken voor de volgende dag en pas deze planning eventueel aan.